岗位编制：如何编制有效的岗位说明书
岗位编制又称岗位设计，属于人力资源的基础性工作，也是最重要的部分。岗位编制是指根据企业的长远战略目标，规定每个岗位的具体工作内容、职责、权力等，以满足组织的发展需要。合理的岗位设计可以有效激发员工工作的积极性，增强员工工作的满意度，提升员工的工作绩效。
企业管理人员在进行职务与岗位设计之前，首先需要对岗位进行工作分析，确定完成各项工作所需要的相关技能、知识体系以及责任大小，系统全面地收集与工作有关的详细信息。工作分析主要有7种方法，如图1-1所示。
图1-1 工作分析的7种方法
以上任何一种工作分析方法都可用于对岗位进行详细分析，可以单项使用，也可以多种分析方法综合使用。当我们通过工作分析设计出合理的岗位数量与编制后，接下来就需要编制有效的岗位说明书，以规范员工的工作内容与行为。本节主要介绍编制岗位说明书的具体内容、步骤与要求。
1.1.1 岗位说明书包含哪些内容
情景对话
慧慧：香香老师，我感觉我们公司的员工工作责任心不怎么强，部分员工喜欢推卸责任，有时候相关人员之间还经常出现扯皮的现象，这是怎么回事呢？
香香老师：出现这种情况，是因为你们对岗位的工作内容和责任没有明确地界定清楚，员工只是按照领导交待的任务去完成工作内容。所以，制定岗位说明书非常重要，规定好员工的工作内容、职责与权力，出了问题自己负责，这样就能避免员工推卸责任和扯皮了。
慧慧：原来解决这个问题这么简单！目前我们公司还没有制定员工的岗位说明书，每次招进来的新员工都不知道自己的工作内容是什么，对于直接领导是谁也不清楚，我每次都要一个一个地教他们，原来这都是因为没有岗位说明书呀！
香香老师：岗位说明书是工作分析的结果，根据工作内容来调整，企业管理人员要及时更新岗位说明书的内容。
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岗位说明书主要包括工作描述和工作规范两大部分，而工作描述又包括岗位基本信息和工作内容说明，如图1-2所示。
图1-2 工作描述的内容
岗位说明书中的工作规范，则包含5个方面的内容：知识要求、工作经验、能力要求、身体状况以及个性特征要求，如图1-3所示。
图1-3 工作规范的内容
案例展示
下面分享两种管理类岗位说明书的模板，以便更清楚地了解岗位说明书应包含的内容。
表1-1所示为总经理岗位说明书示例。
表1-1 总经理岗位说明书
续表
表1-2所示为人力资源总监岗位说明书示例。
表1-2 人力资源总监岗位说明书
续表
案例分析
前面分享了两种岗位说明书的模板，其岗位的基本信息和工作内容说明都很清晰、明了，岗位职责权限界定也很清晰，这样可以更好地约束员工的行为。招聘负责人可以根据该岗位说明书的内容（其中明确了员工的任职资格、技能技巧以及能力素质）来招聘合适的人员。所以，岗位说明书对每个企业来说都非常重要，我们要不断地去完善、去修订、去总结。
1.1.2 岗位说明书的编制步骤
情景对话
慧慧：香香老师，我现在已经知道岗位说明书所应包含的内容了，可是我琢磨了两天，还是不知道怎么着手，我应该按照什么步骤来编制岗位说明书呢？
香香老师：岗位说明书的编写是一项工程量比较大的基础管理工作，初次编写岗位说明书的企业，必须先成立一个由公司主要领导担任组长的项目小组进行统一的规划与协调。下面，我们来学一学岗位说明书的编制步骤，帮你捋一捋思路吧。
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岗位说明书的编制过程一共分6个步骤，如图1-4所示。
图1-4 编制岗位说明书的6个步骤
案例展示
某互联网公司是一家创业型企业，目前有30多名员工，公司处于新一轮的发展期，近期招聘了一位人力资源主管，名叫刘香，主要负责企业的人力资源管理工作，下设一名人事助理。总经理希望刘香能将公司人力资源基础性的工作建设好，然后完成企业人员的招聘工作。
刘香对公司目前的人力资源工作进行了一遍梳理，发现人力资源基础性工作非常薄弱，所以准备从岗位说明书入手。她花了近半个月的时间，整理出了20多个岗位的工作说明书，但当她将工作说明书发放到相关员工手上时，大家都不认可，觉得刘香没事找事做，故意找大家麻烦。刘香的工作不知如何继续开展……
案例分析
通过以上案例的介绍我们可以看出，刘香作为人力资源主管，在编写岗位说明书的过程中，并没有按照正确的编制步骤进行，她在编制岗位说明书之前，没有做好前期的宣传动员工作，没有给大家灌输岗位责任制的意识。而且编制岗位说明书之前，需要成立一个项目小组，由各部门负责人配合编制岗位说明书的内容。这一系列的准备工作刘香都没有做，而是自己根据以往的经验编出了岗位说明书，这样的岗位说明书当然很难得到员工的认可，没有与部门负责人一起沟通的岗位说明书，与实际工作内容也会有差别。所以，刘香需要按照正确的岗位说明书编制步骤，一步一步地按标准进行，这样才能得到大家的认可。
1.1.3 HR要懂得岗位说明书的编制要求
情景对话
慧慧：香香老师，我经过一段时间的岗位信息搜集，整理出了几个职位的岗位说明书，今天交给我们人力资源总监看的时候，她说我做的岗位说明书既没逻辑性，又不太准确，感觉她对我的工作不太认可，我可是花了很多心思呢。
香香老师：慧慧，作为HR工作人员，在编制岗位说明书的时候，要懂得一些岗位说明书的编制要求，不是随随便便把搜集的资料整理出来就可以了。那编制岗位说明书到底有哪些要求呢？
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岗位说明书的编写需要符合3个要求：逻辑性、准确性、实用性。下面以图解的形式进行介绍，如图1-5所示。
图1-5 岗位说明书的编写需要符合3个要求
我们在编制岗位说明书的具体内容时，可以按以下流程进行，如图1-6所示。
图1-6 编制岗位说明书的5个流程
我们在编制岗位说明书时，还需要做好以下4项前期工作：
（1）编制公司的岗位说明书，需要取得高层领导的支持和认可。
（2）做好前期的宣传工作，在公司内部宣传岗位说明书的重要性。
（3）在编制岗位说明书时，要使用规范的用语：动词＋宾语＋结果（例如，履行财务处职责，按时、保质、保量地完成部门经理下达的任务）。
（4）在公司内部建立动态的管理机制。
案例展示
某公司人力资源部的招聘负责人张玲，收到了策划部门的人员需求表，需要招聘一名策划主管，张玲翻出了公司的岗位说明书，按照上面“策划主管”的岗位职责和任职要求展开一系列招聘工作。张玲连续推荐了5位比较合适的候选人到策划部进行复试，可不知道为什么，策划部经理一个也没录用。
张玲疑惑了，她来到策划部，找到了策划部经理，与其沟通后才知道，原来岗位职责与公司岗位说明书上的不一致，导致张玲在招聘的过程中出现了偏差，与策划部经理沟通之后，张玲赶紧更新了公司的岗位说明书，按照最新的岗位职责来招聘策划部主管一职，推荐了3位候选人到策划部，很快就解决了策划部门的用人问题。
案例分析
通过以上案例的介绍我们可知，岗位说明书可以客观地反映相关岗位的工作内容，而张玲并没有定时更新和完善岗位说明书，导致前期的招聘工作成效甚微，浪费了许多工作时间。所以，作为HR，一定要注意岗位说明书的编制要求，并定期更新与完善岗位说明书。
1.1.4 规避岗位说明书的这些编写误区
情景对话
慧慧：香香老师，在这次编写岗位说明书的过程中，我犯了很多低级的错误，耗费了很多时间，还被领导训斥了一顿，感觉自己需要成长的地方还有很多啊。
香香老师：慧慧，人力资源部是一个管理部门，很多事情需要各部门配合才能完成，这样也才能得到各部门最大的支持。HR在编写岗位说明书时，要了解一些编写误区并及时规避，这样才能让工作产生最大的效能。那编写岗位说明书时需要规避哪些常见误区呢？
技能学习
我们在编写岗位说明书的时候，要及时规避以下4大误区，如图1-7所示。
图1-7 编写岗位说明书时需要规避的4大误区